Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Przemęcie - Zarządzenie Nr 13.2016

K.0100.13.2016

 

 

 

Zarządzenie nr  13/2016

Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Przemęcie

z dnia 27 grudnia 2016r.

 

w sprawie: zmiany zarządzenia Nr 9/2011 z dnia 28.12.2011r. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Przemęcie w sprawie wprowadzania instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Przemęcie

 

na podstawie:

1. § 20 pkt. 3 instrukcji kancelaryjnej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Przemęcie wprowadzonej do stosowania zarządzeniem Nr 9/2011 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Przemęcie z dnia 28 grudnia 2011r. w uzgodnieniu z Archiwum Państwowym w Lesznie

 

zarządzam co następuje:

§ 1

Do załącznika nr 1 zarządzenia nr 9/2011 z dnia 28.12.2011r. Kierownika Gminnego Ośrodka

Pomocy Społecznej w Przemęcie – instrukcji kancelaryjnej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Przemęcie,

 

w Rozdziale I Postanowienia ogólne w § 1 w ust. 5 dodaje się po punkcie 19:

 

20) elektroniczna skrzynka podawcza – dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnego systemu teleinformatycznego, zwana dalej ESP,

21) informatyczny nośnik danych – materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej,

22) system teleinformatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych
i oprogramowania zapewniający przetwarzanie, przechowywanie a także wysyłanie
i odbieranie danych przez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci telekomunikacyjnego urządzenia końcowego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 lipca 2004r. – prawo telekomunikacyjne (Tekst jednolity Dz. U. z 2016r. poz. 1489),

23) podpis elektroniczny – dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny,

24) elektroniczna platforma usług administracji publicznej – system teleinformatyczny,
w którym instytucje publiczne udostępniają usługi przez pojedynczy punkt dostępowy w sieci Internet,

25) profil zaufany ePUAP – zestaw informacji identyfikujących i opisujących podmiot lub osobę będącą użytkownikiem konta na ePUAP, który został w wiarygodny sposób potwierdzony przez organ podmiotu,

26) podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP – podpis złożony przez użytkownika konta ePUAP, do którego zostały dołączone informacje  identyfikujące zawarte w profilu zaufanym ePUAP, a także:

            1) jednoznacznie wskazujący profil zaufany ePUAP osoby, która wykonała podpis,

            2) zawierający czas wykonania podpisu,

            3) jednoznacznie identyfikujący konto ePUAP osoby, która wykonała podpis,

            4) autoryzowany przez użytkownika konta ePUAP,

            5) potwierdzony i chroniony podpisem systemowym ePUAP,

27) podpis systemowy ePUAP – podpis cyfrowy utworzony w bezpiecznym środowisku systemu ePUAP, zapewniający integralność i autentyczność wykonania operacji przez system ePUAP,

28) urzędowe poświadczenie odbioru – dane elektroniczne powiązane z dokumentem elektronicznym doręczonym podmiotowi publicznemu lub przez niego doręczanym w sposób zapewniający rozpoznawalność późniejszych zmian dokonanych w tych danych, określające:

1) pełną nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument elektroniczny lub który doręcza dokument,

2) datę i godzinę wprowadzenia albo przeniesienia dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego – w odniesieniu do dokumentu doręczanego podmiotowi publicznemu,

3) datę i godzinę podpisania urzędowego poświadczenia odbioru przez adresata
z użyciem mechanizmów, o których mowa w art. 20a ust.1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne – w odniesieniu do dokumentu doręczanego przez podmiot publiczny,

4) datę i godzinę wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru,

 

W instrukcji kancelaryjnej po rozdziale IX dodaje się:

 

Rozdział X

 

Postępowanie z korespondencją przychodzącą drogą elektroniczną

§ 21

1. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Przemęcie przyjmuje korespondencję przysłaną drogą elektroniczną.
2. Korespondencja może być składana przez klientów Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Przemęcie za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej albo bezpośrednio na konta poczty elektronicznej Ośrodka.

§ 22

1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie
   i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną.
2. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

§ 23

Elektroniczna Skrzynka Podawcza oraz konta poczty elektronicznej Ośrodka są
w ciągu dnia systematycznie obsługiwane i sprawdzane przez uprawnionych pracowników.

§ 24

1. W przypadku wpływu korespondencji drogą elektroniczną wyznaczeni pracownicy mają obowiązek wydrukować niniejszą korespondencję, nanieść pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku oraz przekazać przesyłkę do zarejestrowania przesyłek wpływających do Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Przemęcie zgodnie z § 6 niniejszej instrukcji kancelaryjnej.
2. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (na przykład „podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu … [data]; wynik weryfikacji: ważny/ nieważny/ brak możliwości weryfikacji), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.

 

3. Kierownik GOPS dokonuje dekretacji na wydrukowanej korespondencji.
4. Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek oraz po zadekretowaniu przez Kierownika pracownik wyznaczony do rejestrowania przesyłek dzieli
   i przekazuje je zgodnie z dekretacją poszczególnym pracownikom.

§ 25

1. W przypadku ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej akceptujący podpisuje pismo w postaci elektronicznej podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu.
2. Pismo, o którym mowa w ust. 1 zachowuje się w aktach sprawy w postaci papierowej.
3. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez:

1) wydrukowanie ostateczne zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki,

2) podpisanie odręczne wydruku,

4. Wydruk, o którym mowa w ust. 3 pkt. 1 zawiera kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień),
5. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane:

1) automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym,

2) przez pracowników upoważnionych do obsługi elektronicznych doręczeń,

§ 26

W przypadku, kiedy nie ma możliwości wydrukowania pełnej treści przesyłki
w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy:

1) wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku;

2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt. 1,

§ 2

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 27.12.2016r.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Przygotowała: Izabela Łakoma

                          Tel. 065 549 71 66